1Kennismaking en werkwijze
Vanaf nu werken we met een vast aanspreekpunt, zodat verzoeken op één plek binnenkomen en worden vastgelegd.
Ophely Hiele, projectmanager
Ophely is jullie vaste aanspreekpunt voor de Herstelapp. Zij bewaakt de planning, zet de prioriteiten die jullie kiezen door, en houdt jullie op de hoogte van de voortgang.
Verzoeken en meldingen
Nieuwe wensen, vragen en meldingen gaan voortaan via support en mail. Zo wordt alles vastgelegd en krijgt het een plek in de planning, ook als Stefan er niet is.
support@congos.nl078 750 2186
Werk van de afgelopen maanden. Naast de fase 3-offerte en het onderhoud hebben we de afgelopen maanden veel wensen en verbeteringen uitgevoerd waarover vooraf geen afspraak is gemaakt. Marijn stuurt jullie daarvan binnenkort een overzicht met een verantwoording van de werkzaamheden, en de facturatie die daarbij hoort.
2Live sinds deze week
Op 24 september live gezet: drie wensen uit Vera's mail van 21 september, plus een verbetering bij de koppeling met Exact.
- In alle projectmails staat nu het opdrachtnummer in plaats van het polisnummer. Het schadenummer blijft staan.
- De mail bij een goedgekeurde offerte gaat alleen naar schade@ en het postvak van de vestiging, niet meer naar de hersteller.
- Een voorlopig ingeplande en een bevestigde inspectie komen nu ook in de Communicatie-tab van het project.
- Als een export naar Exact mislukt, legt de app uit wat er mis is (bijvoorbeeld een onbekende debiteur of een aantal met decimalen) en wat jullie kunnen doen.
3Wat de koppeling met Exact doet
Gemeten in de app op 24 september.
Automatisch, zonder overtypen
- Offerte akkoord: er wordt automatisch een offerte in Exact aangemaakt.
- Project afgerond: er komt een conceptfactuur in verkoopdagboek 8.
- Relatiekaart: vestiging en uitvoering worden in Exact ingevuld.
Bijgewerkt en bewaakt
- Artikelen: de productcatalogus wordt vier keer per dag uit Exact bijgewerkt (7, 11, 14 en 17 uur, maandag tot en met zaterdag). Exact laat maximaal 5.000 keer per dag gegevens uitwisselen.
- Debiteuren: worden opgezocht op het moment van exporteren.
- Meldingen: als er iets misgaat met de koppeling of een andere automatische taak, gaat er om 8:00 en 8:15 een melding naar schade@.
Waar we jullie hulp nodig hebben. Drie offertes komen niet in Exact. Dat ligt aan twee instellingen in Exact: artikelen die geen decimalen toestaan, en het debiteurnummer van Hommeles. Zie vraag 3.
De melding van 8:15 aan schade@ over offertes die niet in Exact staan, zegt per project wat er mis is en wat jullie kunnen doen, zoals een naam in Exact aanpassen of het project een eigen relatienummer geven. In die melding staan nu een aantal projecten die op een actie van jullie wachten; zodra die is gedaan, komen ze vanzelf in Exact. Is een melding niet duidelijk, neem dan contact op met support.
4Fase 3-offerte van 21 mei
Van de offerte staat nog één onderdeel open. De rest is opgeleverd en staat live.
Reageren op klantberichten in het klantportaal
Nog openKlanten kunnen via het klantportaal berichten sturen; die komen binnen bij het project.
Vanuit de app antwoorden, door interne medewerkers en door externe herstellers, met een gespreksoverzicht per project.
Mail-preview vóór verzenden
OpgeleverdVóór het versturen van de mails bij onder meer inplannen, statusupdate aan de klant, sluiten, opdracht aan de hersteller en akkoord zie je de mail, de ontvangers en kun je de tekst aanpassen.
Editor voor mailtemplates
OpgeleverdAlle mailtemplates zijn aan te passen in een editor met klikbare variabelen en een live voorbeeld.
Verzendhistorie per project
OpgeleverdVerzonden projectmails staan met de volledige inhoud per project in de Communicatie-tab.
Partnerbedrijf met meerdere accounts
OpgeleverdSinds 6 juli: een bedrijfslaag voor herstellers, eigen medewerkers per bedrijf, een instelbare limiet op het aantal accounts, en een partnerbeheerder die zelf medewerkers aanmaakt.
Project sluiten, met en zonder kosten
OpgeleverdSluiten mailt schade@, boekhouding@ en de hersteller. Sluiten met kosten gaat via "Alleen opnamekosten factureren".
Heropenen
OpgeleverdEen gesloten project heropenen met een verplichte reden, ook na afsluiten met alleen opnamekosten.
Route-optimalisatie staat in de offerte als laatste onderdeel, met lage prioriteit; scope en prijs volgen later.
5Albero: winkel en particuliere klanten
In mei hebben we samen de wensen voor Albero doorgenomen: particuliere klanten en de winkel in dezelfde app, met offertes, digitaal tekenen, agenda, akte, opleverlijst, inmeetrapport en facturatie via een eigen Exact-administratie.
Zoals Albert toen voorstelde, hebben we eerst Parket Tree Nederland op orde gebracht. Daardoor komt het voorstel voor Albero later dan we in mei afspraken. Marijn werkt het nu uit; het volgt als apart voorstel.
6Vragen aan Parket Tree
Bij deze punten kan het werk pas verder na jullie antwoord. Jullie antwoorden graag per mail aan Ophely.
Exact en facturatie
- Verkeerde verzekeraar bij PT-2026-02574. De juiste verzekeraar, "NN Volmachten Zakelijk (via Zicht, Risico- en Verzekeringsadviseurs)", staat nog niet in de app. Hoort die in Exact bij dezelfde debiteur als de variant via Thoma (134025, Nationale Nederlanden Zakelijk)? Dan staat de offerte in Exact al goed en passen wij alleen het project in de app aan.
Context en herkomst
Herkomst: Moniek, mail van 24 september (doorgestuurd door Ophely)
Bij project 2026-02574 staat de verzekeraar verkeerd vermeld als 'Nationale-Nederlanden Volmachten Zakelijk (via Thoma Assuradeuren)'. Op de opdracht staat 'via Zicht, Risico- en Verzekeringsadviseurs'. De naam in het project moet hierop worden aangepast.
De offerte is op 24 september naar Exact gegaan (offerte 20256212) met als factuurdebiteur 134025, Nationale Nederlanden Zakelijk.
Open in ClickUp - Opnamefactuur naar Exact. In Exact bestaan al artikelen voor opnamekosten per verzekeraar (bijvoorbeeld NN 22007 en MP 22007, "Opnamekosten bij fysiek bezoek"). Mag de app bij "Alleen opnamekosten factureren" zelf een factuur maken met het opnamekosten-artikel van de verzekeraar van het project? En welk artikel hoort erbij als er per verzekeraar meerdere zijn (bij fysiek bezoek, telefonisch, bij niet doorgaan)?
Context en herkomst
Herkomst: Vera, mail van 21 september
Bij 'Alleen opnamekosten factureren' moet er ook een factuur in Exact komen. Nu gaat er bij die knop nog niets naar Exact.
De offerte zelf helpt daarbij niet: bij de projecten die zo zijn afgesloten is dat bijna altijd de volledige herstelofferte, zonder regel voor opnamekosten. De app moet de opnamekosten dus zelf op de factuur zetten, met een artikel dat al in Exact staat.
Open in ClickUp - Drie offertes niet in Exact. Kunnen de betrokken artikelen in Exact decimalen toestaan, en kunnen jullie het debiteurnummer van Hommeles aanleveren of corrigeren?
Context en herkomst
Herkomst: Intern gesignaleerd via de dagelijkse Exact-controle, 23 september
Drie projecten zijn niet naar Exact geëxporteerd. Bij PT-2026-02425 en PT-2026-02641 accepteert een materiaalartikel in Exact geen gebroken aantallen (m² met decimalen). Bij PT-2026-02708 bestaat het debiteurnummer van Hommeles Expertise B.V. niet in Exact.
- Decimalen: het artikel in Exact decimalen laten toestaan, of materiaal in hele pakken/stuks offreren
- Hommeles: het juiste debiteurnummer doorgeven of de debiteur in Exact aanmaken
- Gefactureerd project heropenen. Wat moet er dan gebeuren met de factuur die al in Exact staat?
Context en herkomst
Herkomst: Vera, mail van 23 juli en 13 augustus
Een project dat alleen met opnamekosten is afgesloten kan alweer heropend worden, inclusief de oude offerte. Een normaal gefactureerd project blijft dicht, omdat daar al een factuur in Exact aan hangt.
Open in ClickUp - Groetregel op de Exact-factuur. Zien jullie "Met vriendelijke groet, Herstelapp PT" nog ergens terug? De koppeling werkt in Exact onder een gebruiker die "Herstelapp PT" heet, en die naam staat als verkoper op de offertes. Staat de groet er nog, dan is de snelste oplossing die gebruiker in Exact een andere naam te geven, bijvoorbeeld "Parket Tree Nederland".
Context en herkomst
Herkomst: Moniek, mail van 8 juli
Op de factuur in Exact stond de tekst 'Met vriendelijke groet, Herstelapp PT'. Uitgezocht: de app zet deze tekst niet op de factuur. De naam komt van de Exact-gebruiker waaronder de koppeling werkt; die staat op elke offerte in Exact als verkoper. In de factuurlayouts in Exact hebben we de groet zelf niet teruggevonden.
Open in ClickUp - Maatschappij en opdrachtgever op de Exact-factuur. Willen jullie die twee er ook automatisch op? Dan moet de app ze apart kunnen vastleggen: nu staat bij een project één "verzekeraar", en daarin staan zowel verzekeraars (zoals NN of Achmea) als expertisebureaus (zoals Dekra of CED). Is het de moeite waard om die per project apart in te vullen, of vullen jullie die twee regels liever zelf aan in Exact?
Context en herkomst
Herkomst: Moniek, mail van 8 juli
Polisnummer, opdrachtnummer en schadenummer staan inmiddels op de factuur in Exact: de app zet dit blok zelf in het opmerkingenveld. Maatschappij en opdrachtgever zijn in Exact twee aparte lijsten; de app kan ze nu niet uit elkaar houden en laat ze daarom weg in plaats van te gokken.
Open in ClickUp - NN Volmachten Particulier. Alle NN Particulier-verzekeraars staan in de app op debiteur 134005, op twee volmachten na (via AM Assuradeuren en via Confident Limburg). Mogen die twee ook op 134005?
Context en herkomst
Herkomst: Intern gevonden bij een controle, 23 september
Exact kent twee Nationale Nederlanden-debiteuren: één voor Particulier en één voor Zakelijk. Twee NN Volmachten Particulier-verzekeraars in de app staan niet op de juiste debiteur (één leeg, één per ongeluk op Zakelijk gekoppeld).
Open in ClickUp - Documenten en notities naar Exact. Mist de boekhouding nog informatie nu de facturen automatisch in Exact komen? Zo ja: is het genoeg als meer collega's van de boekhouding in de app kunnen meekijken (dat kan al met de rol Boekhouder), of moeten de documenten echt in Exact staan? Dat laatste is een groter traject, waarvoor we een apart voorstel maken.
Context en herkomst
Herkomst: Moniek, mail van 8 juli
Wens was dat alle documenten en notities uit de app automatisch in Exact terechtkomen, omdat de boekhouding niet zag wat er speelde. Inmiddels komt de factuur wel automatisch in Exact en heeft de boekhouding een eigen rol met inzage in projecten, offertes en documenten.
Open in ClickUp
Mail en communicatie
- Mail bij een afgekeurde offerte. Bij een gewone afkeuring (zonder opnamekosten) gaat er nu alleen een melding naar schade@. Moeten boekhouding en hersteller die ook krijgen, zoals Moniek in mei met voorbeeldteksten uitwerkte, of is dat niet meer nodig?
Context en herkomst
Herkomst: Moniek, overzicht van 20 mei
Bij een afgekeurde offerte met opnamekosten (via "Alleen opnamekosten factureren") gaat al een mail naar boekhouding, hersteller en schade@. Bij een gewone afkeuring krijgt alleen schade@ een melding; de mail aan boekhouding en hersteller is daar niet gebouwd, omdat er sinds mei niet meer naar gevraagd is.
Open in ClickUp - "Iedere verandering in communicatie". Wij denken dat het vooral om het bijstellen van een geplande afspraak gaat (datum, tijd of vloerenlegger): dat komt nu niet in de Communicatie-tab. Klopt dat? En moeten het koppelen van een andere hersteller en het toevoegen of verwijderen van documenten er ook in?
Context en herkomst
Herkomst: Vera, mail van 21 september
Vera wil dat elke wijziging in de communicatie-tab van een project terug te zien is. De meeste gebeurtenissen worden al gelogd. Drie kandidaten zijn het meest waarschijnlijk waar iets ontbreekt.
- Planning van een geplande afspraak bijstellen (datum/tijd/vloerenlegger)
- Een andere hersteller aan het project koppelen
- Documenten toevoegen of verwijderen
- Verzekeraarstoegang. Wat kwam er uit de presentatie van 4 mei, en willen jullie deze toegang voor verzekeraars nog? Het is een uitbreiding buiten de huidige afspraken; als jullie hem willen, maken we er een apart voorstel voor.
Context en herkomst
Herkomst: Klant-meeting van 6 maart
Verzekeraars zouden alleen-lezen toegang krijgen tot hun eigen dossiers, zonder de mutatiehistorie te zien. Er ligt een technisch voorstel klaar: een tijdelijke link per offerte met een akkoord-knop.
- Toegang via een tijdelijke link per offerte (geen account nodig)
- Toegang via een account per verzekeraar met inzage in alle eigen dossiers
Werken in de app
- Offerte na akkoord gewijzigd. Pas je een goedgekeurde offerte aan, dan toont de app een waarschuwing, en beslist de medewerker per geval of de offerte opnieuw naar de verzekeraar gaat (via "Akkoord intrekken"). Werkt dat zo voor jullie, of willen jullie een vaste regel, bijvoorbeeld vanaf een bepaald bedrag?
Context en herkomst
Herkomst: Kwam op bij het bouwen van offerte aanpassen na akkoord (juni).
Een offerte kan sinds juni worden aangepast zonder dat het akkoord of de hersteldata worden teruggedraaid. De app stuurt de aangepaste offerte niet vanzelf opnieuw naar de verzekeraar; dat is bewust een keuze per geval. Het bijwerken van de offerte in Exact staat apart bij de wensen hieronder.
Open in ClickUp - Knop "Alleen opnamekosten factureren". Die staat nu alleen bij "Offerte controleren". Sinds 2 september kun je een project dat zo is afgesloten weer heropenen. Hebben jullie de knop daarnaast nog in andere statussen nodig, en zo ja, in welke?
Context en herkomst
Herkomst: Vera, mail van 21 september
De knop 'Alleen opnamekosten factureren' is nu alleen zichtbaar in de fase 'Offerte controleren'. Heropenen na deze route werkt inmiddels wel, dus het risico van de knop breder beschikbaar maken is kleiner geworden.
Open in ClickUp - Akte eerder ondertekenen. Bij het aanmaken van een akte staat de handtekening van de klant nu in de laatste van zes stappen, en elke stap moet eerst volledig zijn ingevuld. Ons voorstel: de stap met handtekening en cijfer naar voren halen, en de akte tussentijds kunnen opslaan, met de volledige controle pas bij het afronden. Akkoord? Het gevolg is dat er tijdelijk aktes zonder uitvoeringsgegevens in het systeem kunnen staan.
Context en herkomst
Herkomst: Vera, mail van 21 september
Bij het lakken/oliën vertrekt de klant vaak voordat de vloer klaar is en moet dan al kunnen tekenen. Nu doorloop je bij een nieuwe akte eerst uitvoering, vloerwerk, afwerking, foto's en oplevering; pas daarna komt de klantbeoordeling met de handtekening.
Open in ClickUp - Eemland: vloersoorten. Houtselectie of een houtsoortenlijst, en horen bedrijfsruimten in de lijst met vertrekken?
Context en herkomst
Herkomst: Eemland Vloeren, mail aan Vera/Moniek van 15 juni
Vloertype 'tapijttegels' is al toegevoegd. Twee punten zijn nog niet duidelijk: waar de eikensoorten 'Chinees/Russisch Eiken natuur/rustiek' moeten komen, en of de vijf extra bedrijfsvertrekken (restaurant, winkelruimte, slaapkamers begane grond) in de algemene lijst horen of in een aparte lijst voor zakelijke opdrachten.
- Eikensoorten bij het bestaande veld 'houtsoort-selectie' onderbrengen
- Eikensoorten in de algemene houtsoort-lijst opnemen
- Schade-adres bij het aanmaken van een project. Akkoord om dat veld daar te verbergen? In de afgelopen drie maanden is het bij het handmatig aanmaken niet één keer gebruikt; afwijkende schade-adressen komen alleen binnen via de opdrachtmails, en die blijven gewoon werken.
Context en herkomst
Herkomst: Moniek, 'Opmerkingen' van 7 mei
Het veld 'schade-adres afwijkend van klantadres' moet weg uit het formulier voor het aanmaken van een nieuw project, omdat één adres voldoende is. Het veld staat er nog, in afwachting van bevestiging.
- Veld bij aanmaken verbergen, bij bewerken ook verbergen
- Veld bij aanmaken verbergen, bij bewerken laten staan voor uitzonderingen
7Kies de volgorde
Wensen die jullie zelf hebben aangedragen. Laat Ophely per mail weten welke wens per blok als eerste moet.
Ons voorstel voor de volgorde. Eerst ronden we het laatste onderdeel van de fase 3-offerte af: reageren op klantberichten in het klantportaal. Daarna verwerken we jullie antwoorden op de vragen hierboven. Vervolgens pakken we de wensen hieronder op in de volgorde die jullie kiezen.
Communicatie en mail
- Omschrijving per planmoment in de klantmail
Wat houdt dit in
Herkomst: Vera, telefonisch op 31 juli
Per planmoment een omschrijving tonen die de klant ziet in het klantportaal en in de mail, en de klantmail overzichtelijker maken.
Open in ClickUp - Verzekeraar in de mail over opnamekosten
Wat houdt dit in
Herkomst: Vera, mail van 21 september
In de mail over losse opnamekosten standaard vermelden om welke verzekeraar het gaat.
Open in ClickUp - Opmerking bij een document
Wat houdt dit in
Herkomst: Vera, mail van 21 september
Bij het toevoegen van een document een opmerking kunnen meegeven die zegt wat het document is.
Open in ClickUp - Bericht uit het klantportaal doorsturen naar de partner
Wat houdt dit in
Herkomst: Moniek, 'Opmerkingen 2' van 8 mei
Een bericht dat de klant via het klantportaal stuurt, automatisch naar de toegewezen partner laten gaan, met een kopie naar schade@.
Open in ClickUp
Akte van cessie
- Herstelbedrijf en parketteur op de akte
Wat houdt dit in
Herkomst: Moniek, mail van 22 september
Op de akte vermelden welk herstelbedrijf en, als dat kan, welke parketteur het herstel heeft uitgevoerd.
Open in ClickUp - Onderscheid plaatselijk herstel en nieuwe vloer
Wat houdt dit in
Herkomst: Vera, mail van 21 september
Op de akte onderscheid maken tussen plaatselijk herstel en een nieuwe vloer, en alleen de velden tonen die daarbij horen.
Open in ClickUp - Drie controlevelden eraf
Wat houdt dit in
Herkomst: Vera, mail van 21 september
De velden vlakheid vloer, vrije ruimte en afwerking compleet van de akte halen.
Open in ClickUp - Vochtmeting tot 130
Wat houdt dit in
Herkomst: Vera, mail van 21 september
De vochtmeting op de akte tot 130 laten lopen, zonder de vaste eenheid %CM erachter.
Open in ClickUp
Inspectie en offerte
- Werkzaamheden per vloer
Wat houdt dit in
Herkomst: Vera, telefonisch op 31 juli
Bij een inspectierapport met meerdere vloeren de werkzaamheden per vloer verplicht laten invullen voordat het rapport wordt ingediend.
Open in ClickUp - Meerdere inspectierapporten per project
Wat houdt dit in
Herkomst: Moniek, mail van 11 juni
Voor één project meer dan één inspectierapport kunnen aanmaken.
Open in ClickUp - Compactere offerteregels
Wat houdt dit in
Herkomst: Moniek, mail van 11 juni
De offerteregels compacter tonen bij het bewerken, zodat meer regels tegelijk in beeld zijn.
Open in ClickUp - Tweede ronde feedback van Claudia
Wat houdt dit in
Herkomst: Claudia, feedback van april, telefonisch aangevuld op 14 april
Vervolgpunten op het inspectierapport, zoals aantekeningen op foto's en uitleg bij de houtselectie.
Open in ClickUp - Aangepaste offerte ook bijwerken in Exact
Wat houdt dit in
Herkomst: Vera, telefonisch op 31 juli
Een offerte die na akkoord wordt aangepast, ook in Exact bijwerken, en bestaande offertes daarop nalopen.
Open in ClickUp - Offerte-PDF die zijn opmaak verliest in het Dispatch-portaal
Wat houdt dit in
Herkomst: Vera, overzicht van 22 mei, besproken op 9 juni
De offerte-PDF verliest opmaak en logo na uploaden in het Dispatch-portaal. De oorzaak moet nog worden uitgezocht.
Open in ClickUp
Planning en rollen
- Meerdaags herstel met een datumbereik
Wat houdt dit in
Herkomst: Vera, telefonisch op 31 juli
Bij meerdaags herstel een datumbereik kunnen kiezen, waarna de losse hersteldagen vanzelf worden aangemaakt.
Open in ClickUp - De rol Verkoper uitbreiden
Wat houdt dit in
Herkomst: Moniek, mail van 20 mei, aangevuld op 11 juni
De rol Verkoper het recht geven om inspectierapporten en het verzekeringstype aan te passen.
Open in ClickUp
Grotere trajecten zoals de Dispatch-koppeling, synchronisatie met de agenda, Google Reviews, rapportages en de werkwijze voor twee vloeren bij Eemland vragen elk om een eigen voorstel. Geef aan welke jullie als eerste uitgewerkt willen zien.